No mundo atual, existem cada vez mais opções de ferramentas e estratégias para melhorar a produtividade. Em contrapartida, as possibilidades de distração crescem na mesma proporção.
Não por acaso, na rotina de profissionais e empresas, esse é um assunto bastante recorrente. Define a agilidade, capacidade de trabalho de uma pessoa, eficiência, otimização e até mesmo o valor de um serviço no mercado.
Quando nos referimos a agências, essa discussão torna-se ainda mais relevante. Os profissionais precisam da produtividade para potencializar a criatividade, atingindo os melhores resultados.
Por esta razão, é comum que, após uma longa jornada de trabalho, fique a sensação de que para alcançar todos os nossos objetivos, o dia não deveria durar 24h e sim 48h.
Otimizando os Processos
Conduzir uma empresa ao topo é um dos principais desafios de um gestor. Para elevar o nível e se tornar referência em seu mercado de atuação, é imprescindível otimizar os processos.
Essa prática consiste em identificar oportunidades de melhorias, encontrando maneiras de melhorar o desempenho.
Os principais passos para a Otimização de Processos são:
- Mapear as atividades de trabalho.
- Identificar os pontos de melhoria.
- Implementar as melhorias.
- Monitorar os resultados.
Compreendendo o conceito de Produtividade
A produtividade é a capacidade de utilizar menos recursos e ainda assim obter um melhor desempenho, em um menor espaço de tempo.
De maneira geral está conectada a um equilíbrio entre, quantidade x qualidade do trabalho e os investimentos aplicados, como por exemplo: custos operacionais, equipe e principalmente tempo.
Muitas pessoas se orgulham por estarem ocupadas 24h por dia e ao mesmo tempo reclamam que não conseguem ter tempo nem para respirar. Contraditório, mas é verdade.
O fato é que ser produtivo, não significa, nem de longe, ter uma quantidade absurda de afazeres e/ou finalizar as atividades em menos tempo. É importante compreender que eficiência é diferente de pressa.
A pessoa para ser produtiva não precisa trabalhar no 220v o tempo inteiro. Ou então, correr com a atividade atual para iniciar a próxima.
É fundamental otimizar. Estruturar as tarefas de maneira que elas sejam concluídas de acordo com uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Produtividade está essencialmente relacionada ao planejamento.
“Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.”
– Paulo J. Meyer
Ser produtivo é saber gerenciar as responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. A partir do momento que houver essa mudança de foco, será possível enxergar as oportunidades de aprimorar seu trabalho na rotina pessoal, assim como na profissional.
Desenvolvendo a Produtividade
Não importa o quão produtivo você possa ser, sempre haverá oportunidade para melhorar e elevar o nível de produção.
Já sabemos que ser produtivo não está relacionado a trabalhar 15h diárias todos os dias, e sim a planejamento e foco.
De forma objetiva, vamos aplicar esse pensamento a uma rotina de agência, tanto para o trabalho quanto para a gestão de equipes.
Produtividade individual
A produtividade individual normalmente exige uma maior disciplina. Ela está muito relacionada a percepção. Desta maneira, alguns hábitos simples podem causar um grande impacto na produtividade:
- Para uma melhor adaptação do trabalho, é fundamental começar por tarefas mais simples e rápidas.
- Elaborar uma lista de prioridades.
- Executar uma tarefa por vez.
- Saber identificar a conclusão de uma atividade. Lembre-se: O perfeito pode se tornar facilmente o inimigo do bom.
É importante reforçar o último ponto citado dos nossos hábitos. Em especial, quando é realizado um trabalho criativo, o profissional idealiza um desfecho perfeito. E até que alcance tal resultado, ele não finaliza a atividade.
Buscar a excelência é ótimo para a qualidade, mas a verdade é que sempre vamos encontrar pontos para melhorar. Em muitas situações, para ser mais produtivo, é necessário aplicar a “lei do desapego”.
Ter a sensibilidade para perceber quando o trabalha está bom o suficiente para o cliente, é uma ótima forma de elevar muito a sua eficiência no dia a dia.
Produtividade coletiva
Lideres não lidam apenas com a sua produtividade, mas também das equipes que estão sob seu comando.
Geralmente, essa função é mais complexa. Isso porque envolve o gerenciamento de pessoas. São diferentes perfis e capacidade produtiva. Para alcançar tal objetivo, algumas ações podem fazer toda a diferente no resultado final:
- Criar um bom ambiente de trabalho.
- Determinar metas e objetivos estratégicos para a equipe.
- Não ter medo de delegar responsabilidade. Sua equipe é capaz.
- Investir em ferramentas de comunicação e colaboração. Todos precisam está conectados, falando a mesma língua.
- Falar menos e ouvir mais a equipe.
- Dar liberdade para que todos possam sugerir melhorias e apontar falhas.
- Investir em capacitação para os colaboradores.
- Manter a equipe motivada
- Acompanhar indicadores de produtividade.
A motivação é um elemento indispensável para o desempenho de qualquer atividade. Quanto mais motivada uma equipe, mais empenhada ela estará em alcançar os resultados estipulados.
Para trabalhar e incentivar a produtividade coletiva, é fundamental expandir a ideia de otimização do seu próprio trabalho. Desta forma, terá uma equipe coesa, motivada e trabalhando para um único objetivo.
10 ensinamentos que podem transformar a sua rotina
“Concentre-se em ser produtivo em vez de ocupado.” – Tim Ferriss
“Ou você comanda o seu dia ou ele acaba com você.” – Jim Rohn
“Você pode fazer qualquer coisa, mas não tudo.” – David Allen
“O insucesso é apenas uma oportunidade para recomeçar com mais inteligência.” –Henry Ford
“Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível, e de repente você estará fazendo o impossível.” – São Francisco de Assis
“A diferença entre ganhar e perder é muitas vezes… não desistir.” – Walt Disney
“Eu posso aceitar a falha, todos falham em alguma coisa. Mas eu não posso aceitar não tentar.” – Michael Jordan
“Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida ou como um resultado que aponta uma nova direção.” – Steve Jobs
“O pessimista vê dificuldade em cada oportunidade; o otimista vê oportunidade em cada dificuldade.” – Winston Churchill
“Do mesmo modo que o metal enferruja com a ociosidade e a água parada perde sua pureza, assim a inércia esgota a energia da mente.” – Leonardo da Vinci
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